禮拜三早上，阿偉走進辦公室時發現氣氛有點異樣。大家圍成一圈在討論什麼，表情看起來既興奮又困惑。
「怎麼了？」他問小林。
「老楊剛剛宣布，」小林壓低聲音，「辦公室要大翻修，從下週開始要關閉三個月。這段期間裡，大家都可以在家工作喔。」
「真的假的？」阿偉眼睛一亮。
「真的啊，」小陳走過來說，「聽說是因為大樓要升級消防系統，加上公司想趁機把辦公空間重新設計。老楊說，這次不像疫情那時候匆忙，大家可以好好準備。」
阿偉回到座位，心情複雜。一方面很興奮，終於又可以在家工作了！他想到疫情那時候的WFH經驗，不用通勤、可以多睡一小時、穿舒服的衣服上班...，想想還真是懷念啊。但又難免有點擔心，不知道這次WFH能不能順利呢？
一個禮拜後，我看著視訊畫面中的阿偉，背景是他家的書房。
不知道為什麼，他看起來好像有點疲倦。
「怎麼樣？第一週的在家工作感覺如何？」我問。
「老實說...我以為這次WFH最大的挑戰，應該也是跟疫情那時候一樣，是搞定我在家裡的各種狀況吧。」阿偉揉揉額頭，「結果我這次發現，問題好像沒這麼簡單耶。」
「喔？怎麼說？」
「唉…這就要從我家小橘，開始講起了。」
「小橘啊？是之前你傳給我看的那隻橘色小貓嗎？」
「對對對，他是我去年認養的貓咪，很會講話喔，怎麼樣，我們小橘超可愛的吧！」阿偉寵溺地說著。
哇… 我倒是第一次看到這樣的貓爸爸阿偉。
「不過，小橘很可愛，跟你這次WFH有什麼關聯啊？」
「唉。」說到這，阿偉嘆了口氣。
「第一天其實還算順利。第二天小橘就突然在我鍵盤上吐了，害我開會遲到十分鐘，」阿偉開始回憶，「結果第三天更慘，我正在跟小林他們討論知識分享的方案，沒想到小橘突然跳到桌上用屁股擋住螢幕，然後…就開始對著鏡頭撒嬌起來。」
「哈哈哈… 那同事們都是什麼反應啊？」
「呃…他們倒是滿喜歡的啦。一直說『小橘好可愛喔』、『再讓牠出來一下』之類的，」阿偉搖頭，「但這樣一搞，會議的重點就整個偏掉了。原本那天是預計要討論出API文件改善方案的，結果最後變成大家都在聊寵物經驗了啦。」
「聽起來滿有趣的啊。」
「嗯，當下是滿有趣的，畢竟我們小橘是真的可愛嘛！」哈哈… 夠了喔，阿偉。
「但會後我發現，一個小時的會議，我們只討論了十多分鐘的正事，」阿偉回過神來繼續說，「而且大家都還沒達成明確的結論就散會了。」
「那其他居家干擾呢？像是常見的午睡睡過頭啊、忍不住玩遊戲這些咧？」我問。
「其實說起來還好耶，畢竟疫情那時候，已經吃過一輪這些誘惑的虧了嘛，」阿偉擺擺手，「現在我知道要把PS5搖桿收起來、午休設鬧鐘，工作時間穿正式一點的衣服… 之類的。這些自律的技巧，大致上之前都有做過了。」
「哇，那你很厲害耶，這可是很多人都跨不過去的坑餒。」
「嘿嘿…」阿偉靦腆地抓了抓頭，遲疑了一下，小聲地說了一句「謝謝」。
講到這裡，他突然靈光一閃：「啊對… 我本來也以為這次WFH最大的挑戰還是這些，結果發現我想錯了，」
阿偉接著說，「這次光是小橘出場一次，整個會議就亂掉了。這就給了我一個啟發，我想對現在的我來說，WFH最難的，可能是怎麼跟螢幕那一端的同事們有效協作才對吧？」
「嗯… 確實是這樣沒錯」我問，「不過，你之前疫情的時候不也是要開會嗎？」
「要啊。不過疫情剛開始那陣子，大家都還不知道要怎麼遠端工作，所以標準就比較寬鬆。老楊那時候也說『大家互相體諒，慢慢調整』，」阿偉說，「但現在不一樣了，老楊有特別要求，這次一切都要盡量比照在辦公室的效率才行。」
我點點頭。
「像這次貓咪的事情，我才發現在線上會議中，一旦話題偏離了，要拉回來比之前在辦公室開會困難多了。」阿偉皺眉說著。
「是啊，在辦公室裡，通常會議的主持人只要透過肢體語言或眼神交流，就能讓大家自發地回到主題。但到了視訊會議裡，很多時候除非你直接開口打斷大家，否則很難自然地重新掌控會議節奏。」
「確實… 而且我發現這個禮拜，每個人都看著自己的螢幕，很難感受到大家的反應耶。而且，也不是每個人開會都會開鏡頭。」
「那這裡面，你覺得最困難的是什麼呢？」
「我覺得最麻煩的應該是….嗯…沉默吧。」阿偉皺眉，「比如我講了半小時知識庫的規劃，同事們就一直說『嗯嗯』、『好』。我以為他們都理解了，結果後來私下問才發現，很多人其實有疑問，只是不知道什麼時候該發言比較恰當而已。」
「阿偉，從你剛剛描述的事情來看，你有發現出什麼線索了嗎？」
「嗯… 我覺得，可能是要另外想一些方式來彌補這些問題，是嗎？」
「沒錯。線上會議需要更多而且更主動的引導，」我說，「不能像面對面會議那樣，期待大家『自然地』參與討論。」
「哦？比如說？」
「比如我們可以直接點名問問題：『小林，你覺得API文件的哪個部分最容易搞混？』，或者設定一個明確的回應時間：『大家先花兩分鐘思考一下，然後我們再輪流分享想法』。」
我解釋著，「這樣一來，即使我們看不到大家的表情或反應，也可以得到有用的資訊了。而且給每個人明確的發言機會，也可以解決大家不知道什麼時候可以插嘴講話的疑惑，反而讓討論更深入喔。」
阿偉仔細做著筆記，喇叭裡傳來機械鍵盤的清脆打字聲。
「除了會議，其他協作方面有什麼心得嗎？」我問。
「有喔！我想起上禮拜在辦公室收東西時，老楊提醒過我，遠端工作需要靠『過度溝通』，」阿偉說，「但是什麼叫過度溝通啊？我那時候聽了真的一頭霧水耶。」
「這樣啊，那你後來有理解了嗎？」我問道。
「呃… 我也不太確定，老楊是希望我… 囉嗦一點嗎？」
「哈哈… 嗯… 也不能算你錯啦。」我笑著說。
「什麼啦~ 我亂猜的耶，你認真嗎？」
「好啦好啦，我這樣講好了。」我解釋，「在辦公室裡，因為每個同事都能看得到你在做什麼，自然知道你很忙、很認真，要知道你的工作情形也比較容易，對吧？」
阿偉想了一下，點點頭。
「但是在家工作，你做了什麼、為了哪支bug煩惱、灌了幾杯咖啡熬夜，除了小橘有誰能看到嗎？除非你主動回報，否則沒有人能知道你做得如何，對吧？」
「我懂了，你是說我寫工作報告、sync進度的時候，要更主動一點，還要交代得比在辦公室裡詳細嗎？」
「對。這個很重要。」
「這感覺…好像真的有點囉嗦耶。」
「所以我說，你一開始猜的也不能算是錯啦。」我笑了笑，「但是我們這樣做不是因為愛現喔，而是為了讓大家知道你在線上、你在做什麼，這樣跟你協作才不用猜來猜去的。」
阿偉又開始打起字，青軸的聲音真好聽。
「我再補充一下好了。」我說，「在遠端工作的環境中，要做到過度溝通，除了要多溝通之外，還需要好好確認、大家適時的互相提醒。在remote職場上常見的摩擦通常都不是『這件事講太多次了』，而是『有人忘記了這件事』、或是『大家記得的版本不一樣』。」
阿偉點點頭：「畢竟每個人都很忙碌嘛，工作一下從這來、一下子從那來，大腦記憶力有限呀。」
「是啊。所以與他人和自己多做溝通、多確認雙方是否都理解，能文字化的就盡量文字化，發現誤會趕快解開。這些措施多做一點，不會有壞處的。」
「有道理耶。」
他停了一下，若有所思地說，「對了，我還有個疑問，在辦公室裡的時候要找人都很容易，如果有人敲他不回，我再找時間去他座位討論就好了。可是WFH就不行啊。用打電話的又很打擾人，怎麼辦呢？」
「嗯。的確很多時候在遠距的環境裡，沒辦法得到即時回覆這種情況滿常見的。」我說，「這種時候，我們就需要去區分什麼時候可以用即時溝通、什麼時候要利用非即時溝通了。」
「啊？什麼即時、非即時啊，聽起來好陌生喔。」
「嘿嘿，別怕。其實這個方法你已經會用了，而且還用得很好喔！」
阿偉看著我，露出狐疑的表情。
「你還記得以前有陣子，你經常被小陳拉著要幫他解前端bug的事情嗎？」
「當然啦！那時候還曾經搞到半夜都回不了家咧。」阿偉回想著。
「沒錯，就是那件事。」我說，「那時候，小陳直接來你座位找你，要你馬上幫他想辦法。這種雙方都能立刻看到對方反應的溝通方式，就算是一種即時溝通。」
「那非即時溝通呢？」阿偉追問。
「那就是無法立刻看到對方反應的方式囉。比如說，我們之前在跟老楊爭取重構機會的時候，寫了一封分析利弊的信給老楊。那時候我們希望，老楊能夠好好把信看完、並且花時間思考後再回覆，對吧？像這樣的，就是非即時溝通了。」
「原來是這樣啊！」阿偉恍然大悟。
「沒錯，仔細區分之後我們可以發現，其實不是每個問題，我們都一定需要馬上知道答案才行。這樣你現在能根據不同的溝通目的，來選擇適合的溝通方式了嗎？」
阿偉思考著，「嗯… 如果是複雜的技術討論，我可能會約視訊會議吧。簡單的狀態更新就用文字訊息，需要留底的，我應該會用email…。這樣需要直接打電話的，就只剩下像系統停擺這種真的很急迫的了。」
「不錯耶！阿偉。」
「除此之外，遠距工作的文字溝通，也需要比平時更清楚的表達，」我補充道，「我再問你，假設現在在辦公室裡，我只要說『那個API的問題』，大家就可以明白的話… 換成是在線上會議，我應該要怎麼講，別人才能快速理解呢？」
「嗯…我覺得可能需要講得更具體一點吧。比如改成『昨天討論的用戶認證API當中，關於timeout參數的問題』之類的。對嗎？」
「嗯！很清楚，我覺得你改得很棒！」
一週後，阿偉又約了視訊。這次他的背景還是家裡的書房，但整個人看起來精神多了。
「你今天氣色不錯耶，」我說，「這週過得如何？」
「超有成就感的！」阿偉笑得很燦爛，「我把上週跟你聊的那些線上會議還有WFH技巧，全部都拿去實驗了。」
「喔？效果怎麼樣？」
「比我想像的好太多啦！」他興奮地說，「這週我們討論知識交換計畫的會議，我用了點名提問、設定思考時間，還有分組討論的方式，同事們的參與度整個都不一樣了。」
「哇，很棒耶！具體是怎麼不一樣啊？」
「以前大家都很安靜啊，現在會主動提出想法和疑問了，」阿偉說，「而且討論的內容更有深度，而且，我們真的產出了具體的改善方案啦！」
「那小橘這週還有再來搗蛋嗎？」我好奇地問。
「有啊！」阿偉哈哈笑，「但這次我準備好了。會議前我先把房門關起來，還準備了零食分散牠的注意力。」
「嘿嘿，看起來你學會防範了。」
「對啊，不過這禮拜我又發現了其他問題，」阿偉認真地說，「我發現WFH的整個協作模式都需要改過比較好。」
「哦？怎麼說？」我隱約感覺到阿偉好像開竅了。
「本來我只是單純把以前在辦公室的討論方式，完整地搬到線上來，」他開始比手畫腳，「結果發現問題超多的。」
「比如呢？」
「你知道我們以前討論知識交換計畫的時候，大家會圍在白板前面，有人突然想到什麼就直接走過來寫個關鍵字、畫個圖，」阿偉回憶著，「然後其他人看到了會立刻補充，整個氣氛很自然很熱絡。」
「嗯嗯，然後線上就不是這樣，對吧？」
「差多啦！」阿偉搖頭，「線上討論的時候，就算我有共享螢幕，大家還是很安靜。沒有那種『一起腦力激盪』的感覺，比較像是我在台上演講，他們在台下聽。」
「那你後來怎麼解決的呢？」
「我想了很久，最後決定把討論的流程修改一下，」阿偉說，眼神裡有股自信，「既然線上環境不一樣，我想，那就試試看用不一樣的方法吧。」
「具體怎麼做？」
「我記得你說過，不要再期待大家『自然地』參與討論，對吧？」他說，「所以，會議前我就先準備很具體的問題，讓大家在會前就先思考。比如『你覺得現在的API文件最大的問題是什麼？』、『如果要重新設計文件結構，你會怎麼安排？』…之類的。」
「哦？你覺得這樣有差嗎？」我故意問阿偉。
「有很大的差！至少大家不會再一開始就完全沒想法、讓會議乾在那裡了。」接著，阿偉神秘兮兮地說，「然後我還試了一個更厲害的招數…」
「什麼招數？」
「分組討論！我用了分組會議室功能，把大家拆成小組討論不同的議題。」
「不錯耶～你想到用線上分組討論啊？」
「對啊！比如說讓小林和另外一個同事討論文件結構，我和其他人討論更新流程…」他解釋，「每組討論十分鐘，然後再回到大會議室分享結果。」
「怎麼樣？效果如何？」
「超出預期餒！」阿偉很興奮，「大家在小組裡比較敢講話，而且討論可以更聚焦。而且最後我們真的產出了可行的改善方案，不再像以前都是空談啦。」
「哇，看起來你真的找到訣竅了耶，你知道嗎，我本來還準備了一些材料要介紹給你，」我拿出資料，在阿偉面前晃了晃，「沒想到你自己悟出來啦！真的很厲害喔！」
「聽起來你這週收穫很豐富嘛。」我說。
「對啊！而且我對團隊合作這件事有了全新的理解，」阿偉感嘆，「以前我覺得好的協作，就是大家坐在一起討論嘛，現在我發現『一起』不一定是非要『同一時間+同一地點』才可以。」
「怎麼說？」
「比如說，有時候大家各自深度思考後再分享想法，效果可能比當場腦力激盪還好耶，」他說，「而且透過文字整理想法，反而能表達得更清楚。」
「所以你現在，對遠端工作比較有信心囉？」
「嗯！而且我總覺得，這些技能回辦公室後也可能用得到吧？」
「當然囉，像混合式會議、非同步協作，這些應該都是未來的趨勢喔。」
說到這裡，阿偉有點不好意思：「其實我現在對下次的會議，好像...有點期待？因為…」
這時候，小橘慢慢走過來了。
「小橘~~~」阿偉趕忙對著小橘又抱又親的。一人一貓就這樣在我面前玩了好一陣子。
阿偉啊阿偉，你已經注定是小橘的俘虜啦。
「你說，小橘是不是超~~可愛的！」說完，阿偉又把頭埋進小橘肚子裡。
「哈哈！如果下禮拜開會，小橘又來亂呢？」
阿偉想了想，開懷地笑：「那我就讓牠當我們team的吉祥物好了！同事們都很喜歡牠。而且現在我有信心，就算小橘又出來撒嬌，我也能把會議拉回正軌啦。」
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